Struktur Organisasi

A.Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

       Dalam setiap badan usaha maupun organisasi, pastilah banyak kendala maupun faktor-faktor yang mempengaruhi badan usaha maupun organisasi tersebut. Di sini terdapat beberapa   faktor-faktor yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut, diantaranya adalah : 

-          Strategi organisasi

        Strategi organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasaran maupun tujuannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. Tepatnya, struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan perubahan yang signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahannya. Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi, yaitu strategi inovasi, strategi minimalisasi biaya, dan strategi imitasi. Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya suatu produk dan jasa baru yang menjadi andalan. Sedangkan strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pada pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak dibutuhkan, dan pemotongan harga. Dan strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru, hanya setelah viabilitas terbukti. 

-          Skala organisasi

       Terdapat banyak bukti yang mendukung ide, bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya. Jumlah anggota dalam suatu organisasi pasti menjadi faktor yang berpengaruh. Sebagai contoh, Memimpin 10 orang pasti berbeda dengan memimpin 100 orang. Dan organisasi-organisasi besar, yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih, cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil. Tetapi, hubungan itu tidak bersifat linier. Ukuran mempengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas. 

-          Teknologi

        Dengan adanya teknologi, tingkat efektivitas dan efesiensi suatu organisasi pasti berbeda. Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisiknya. Contohnya, dengan adanya web cam, suatu organisasi dapat mengadakan net meeting meski jarak memisahkan peserta rapat organisasi tersebut. 

-          Lingkungan

          Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Lingkungan merupakan faktor eksternal yang sangat berpengaruh karena daya saing dari pihak luar pasti akan mendorong semangat suatu organisasi untuk bisa lebih maju. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis. Yaitu tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin dapaat mempengaruhi organisasi. Adapun organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungannya yang sangat dinamis, yaitu peraturan pemerintah cepat berubah dan mempengaruhi bisnis mereka, adanya pesaing baru, dan kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis. Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkan dampak tersebut. 

.             B.  Fungsi Struktur Organisasi

a.       Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggungjawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.

b.       Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.

c.       Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.

 

         C. Bagaimana Proses Pengorganisasian

PROSES ( LANGKAH-LANGKAH PENGORGANISASIAN)

a.       Manajer harus mengetahiu tujuan organisasi yang ingin dicapai,apakah profit motive atau service motive

b.       Penentuan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengetahui, merumuskan, dan mengspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.

c.        Pengelompokan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengelompokan kegiatan-kegiatan kedalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama. Kegiatan-kegiatan yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan kedalam satu departemen atau satu bagian.

d.       Pendelegasian wewenang, artinya manager harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen.

e.       Rentang kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.

f.       Peranan perorangan, artinya manager harus menetapkan dengan jelas tugas-tugas setiap individu karyawan, supaya tumpang-tindih tugas dihindarkan .

g.        Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai, apakah line organisazion, line and staff organisazion ataukah function organisazion.

h.       Struktur ( organization chart = bagian organisasi ),artinya manajer harus menetapkan struktur organisasi yang bagaimana yang akan dipergunakan, apa struktur organisasi “segitiga vertikal, segitiga horizontal, bentuk lingkaran, bentuk setengah lingkaran, bentuk kerucut vertikal / horizontal ataukah bentuk oval”.

Jika proses perorganisasian tersebut dilakukan dengan baik dan berdasarkan ilmiah maka organisasi yang disusun dengan baik, efektif,efisien,dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuannya.

       D.   Elemen-Elemen Struktur Organisasi

Desain organisasi adalah penyusunan dan pengubahan struktur organisasi.
Ada 6 elemen kunci yang perlu diperhatikan dalam mendesain struktur, sebagai berikut :

1. Spesialisasi pekerjaan atau pembagian pekerjaan sesuai dengan jabatannya.
2. Departementalisasi, untuk mengelompokka sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok atau grup.
3. Rantai komando, garis wewenang yang tanpa putus membentang dari tingkatan atas organisasi ke tingkatan paling bawah dan menjelaskan siapa bertangggung jawab kepada siapa.
4. Rantai kendali, jumlah bawahan yang dapat diarahkan secara efisien dan efektif.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi adalah tingkat pengambilan keputusan yang berada pada satu titik organisasi, sedangkan desentralisasi adalah tingkat pengambilan keputusan yang berada pada banyak titik atau karyawan (bawahan ) memberi masukan/ mengambil keputusan.
6. Formalisasi, pekerjaan dalam organisasi itu terstandarisasi dan perilaku karyawan dibimbing atau diatur sesuai prosedur yang berlaku.

      E.     Bentuk-Bentuk Organisasi

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut adalah:

1.      ORGANISASI LINI (LINE ORGANIZATION)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

Memiliki ciri-ciri:

• Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang
• Jumlah karyawan sedikit
• Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi
• Belum terdapat spesialisasi
• Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan
• Struktur organisasi sederhana dan stabil
• Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
• Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

 Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

• Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

• Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
• Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
• Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
• Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
• Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
• Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
• Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
• Adanya penghematan biaya
• Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis :

• Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
• Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri
• Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
• Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
• Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
• Kurang tersedianya saf ahli

2. ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)

Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan:

Memiliki ciri-ciri:

• Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
• Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff
• Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff
• Jumlah karyawan banyak
• Organisasi besar, bersifat komplek
• Adanya spesialisasi

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:

1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks. 

3. ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORG)

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Memiliki ciri-ciri:

• Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
• Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan
• Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
• Target-target jelas dan pasti
• Pengawasan ketat
• Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

1. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
2. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing
3. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
4. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
6. Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

1. Pekerjaan seringkali sangat membosankan
2. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
3. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

4. ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL (LINE & FUNCTIONAL ORG)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Memiliki ciri-ciri:

• Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.
• Terdapat spesialisasi yang maksimal
• Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja

Kebaikan organisasi Lini dan fungsional :

1. Solodaritas tinggi
2. Disiplin tinggi
3. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal
4. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Sedangkan keburukannya adalah :

1. Kurang fleksibel dan tour of duty
2. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang
3. Spesiaisasi memberikan kejenuhan 

5. ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORG)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.

Memiliki ciri-ciri:

1. Organisasi besar dan kadang sangat ruwet
2. Jumlah karyawan banyak.
3. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:
• Karyawan dengan tugas pokok (line personal)
• Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)
• Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)
•  

6. ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORG)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.

Organisasi komite terdiri dari :

1. Executive Committee ( Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini
2. Staff Committee, yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Memiliki ciri-ciri :

• Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif
• Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.
• Asas musyawarah sangat ditonjolkan
• Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana
• Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi

Kebaikan Organisasi komite :

1. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
2. Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil
3. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Sedangkan keburukannya :

1. Proses decision making sangat lambat
2. Biaya operasional rutin sangat tinggi
3. Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

Daftar Pustaka :

  

http://zeincom.wordpress.com/2011/10/23/tbo/

http://kikikecilitsme.blogspot.com/2011/05/struktur-organisasi.html

http://www.anneahira.com/struktur-organisasi.htm 

http://klan18.blogspot.com/2012/10/dalam-setiap-badanusaha-maupun.html  

http://avieznaxxchh.tumblr.com/post/510020353/struktur-organisasihttp://nurulnorri.blogspot.com/2011/10/proses-langkah-langkah-pengorganisasian.html